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Anleitung für Online-Portal
Benötigst Du eine Schritt-für-Schritt Anleitung fürs Online-Portal?
Dann kanst hier die Anleitung für die Einrichtung des Kontos und durchführung einer Anmeldung an einer Meisterschaft herunterlden.
Übersicht zum Online-Portal
Das 'Online-Portal' ist nicht riesig und einfach zu verstehen. Im Grunde gibt es folgende drei Bereiche in denen Du Dich aufhalten kannst:
Mein Verein:
Hier kannst Du Deinen Verein einrichten und alle Wettkampfteilnehmer/-innen erfassen. Zusätzlich sind hier auch Wertungsrichter und Kontakte zu erfassen. Ein Kontakt im Verein ist zum Beispiel die Rechnungsadresse oder der Hauptverantwortliche Leiter.
Nachdem Dein Vereinskonto alle Personen enthält, können diese an einem Wettkampf angemeldet werden. Eine im Vereinskonto erfasste Person ist noch von keinem Veranstalter einer Meisterschaft einsehbar. Diese sind lediglich für Dich sichtbar.
Anmeldung:
Hier werden Dir verfügbare Meisterschaften angezeigt. Wenn ein Veranstalter einer Meisterschaft die Anmeldungen über das 'Online-Portal' umsetzt, ist diese hier aufgelistet. Solange ein Anmeldefenster einer Meisterschaft offen ist, kann man hier Anmeldungen tätigen.
Du kannst ausschliesslich Teilnehmer/-innen und Wertungsrichter aus Deinem Verein anmelden. Bei den Wertungsrichtern kannst Du zusätzlich einen Kommentar zur Anmeldung abgeben.
Analyse:
Nach einer Meisterschaft werden die Resultate aller Deiner Teilnehmenden hier erscheinen. Du kannst diese hier gesamthaft ansehen und vergleichen.
Weitere Informationen findest Du in den entsprechenden Kategorien auf der linken Seite.
Wie richte ich meinen Verein das erste Mal ein?
Folgende Schritte Musst Du bereits gemacht haben, um Deinen Verein einzurichten:
- Konto erstellen (Registrierung)
- E-Mail-Adresse bestätigen
- Am Portal anmelden
Nun bist Du auf der Übersichtsseite Deines Kontos
Hier wird Dir im oberen Bereich ein Link zur geführten Einrichtung angezeigt. Diese Möglichkeit ist beim Ersten Login stark empfohlen. Anders als wenn Du beim ersten Mal Einrichten direkt zu "Mein Verein" gehst, wirst Du hier durch alle nötigen Parameter deines Vereinsprofils geführt.
In dieser geführten Einrichtung wird jeder einzelne Schritt erklärt. Nach Abschluss bist Du bereit für Wettkampfanmeldungen. Für weitere Informationen zur Einrichtung mit dem "Anmelde-Wizard", schaue unter der Kategorie "Geführte Einrichtung" nach.
Kontakte hinzufügen
Bitte füge Deinem Vereins-Account die wichtigsten Kontakte hinzu. Die Kontakte dienen dem Veranstalter einer Meisterschaft für diverse Zwecke. Kontakte wie Abteilungsleiter/-in oder Wettkampfverantwortliche sind hilfreich und sinnvoll.
Die bereits eingegebene Rechnungsadresse erscheint hier ebenfalls als Kontakt.
Kontakte können, wie auch alle anderen Einträge, unter "Mein Verein" bearbeitet oder gelöscht werden.
Wertungsrichter hinzufügen
Wie auch bei den Teilnehmenden, können die Wertungsrichter einzeln oder als Liste hinzugefügt werden. Füge hier alle Deine Wertungsrichter des Vereins hinzu. Später kannst Du diese dann einzeln an Meisterschaften anmelden.
WR einzeln hinzufügen
Hier ein Beispiel wie Du einen Wertungsrichter erstellt und so Deinem Vereinskonto hinzufügst.
Mehrere Wertungsrichter gleichzeitig hinzufügen
Bitte beachte beim Hinzufügen von mehreren Wertungsrichtern, dass die Reihenfolge der Spalten stimmt. Diese ist wie bei den Teilnehmenden definiert und muss unbedingt eingehalten werden, damit diese korrekt ins Portal übernommen werden.
Name Vorname Adresse PLZ Ort Telefon E-Mail Brevet Falls das Hinzufügen mehrerer Wertungsrichter nicht ganz geklappt hat, können mit einem Klick auf alle wieder gelöscht werden. Für die Kontrolle kann nach dem Verlassen der geführten Einrichtung unter "Mein Verein" alles wieder bearbeitet werden...
Teilnehmer/-innen separat hinzufügen
Natürlich können Teilnehmerinnen und Teilnhemer auch separat hinzugefügt werden. Wenn bei dem Punkt sportDB-Import unten Rechts überspringen gewählt wird, öffnet sich die Seite fürs separate Hinzufügen.
Achtung: Auf "Teilnehmerinnen hinzufügen" folgt die Seite "Teilnehmer hinzufügen".
Teilnehmerinnen einzeln hinzufügen
Hier kann jede Teilnhemerin separt hinzugefügt werden...
Mehrere Teilnehmerinnen gleichzeitig hinzufügen
Es ist möglich mehrere Teilnehmerinnen durch einfügen aus einer Tabelle (z.B. Excel) hinzuzufügen.
Dafür muss in der Quelltabelle die richtige Spalten-Reihenfolge vorhanden sein. Das heisst, dass in Excel genau folgende Reihenfolge der Daten vorliegen muss:
Name Vorname Jahrgang Kategorie So können alle Daten einzelner Teilnehmerinnen gleichzeitig in das Eingabefeld im Online-Portal eingefügt werden. Nach Klick auf 'hinzufügen' werden die Teilnehmerinnen in der Online-Portal-Tabelle angezeigt. Bitte überprüfe hier die Richtigkeit der einzelnen Tabelleneinträge.
Falls das Hinzufügen mehrerer Wertungsrichter nicht ganz geklappt hat, können mit einem Klick auf alle wieder gelöscht werden.
Teilnehmer/-innen von der sportDB importieren?
Damit die Einrichtung Deines Kontos beim ersten Mal einfacher ist. Kannst Du Deine Teilnehmer/-innen direkt von der sportDB importieren. Vorausgesetzt diese sind innerhalb der angebenen Vorgaben für uns verfügbar. Wir haben leider nicht auf alle Daten der sportDB Zugriff.
Damit nicht jeder auf alle sportDB-Daten zugreifen kann, bitte wir Dich in diesem Schritt um 2 J+S Personennummern zur Authentifizierung des Vereins. Wenn diese beiden Nummern in der Datenbank gefunden werden, erhälst Du Zugriff auf alle Einträge zu Deinem Verein. Du kannst dann im nächsten Schritt mehrere oder alle Einträge anwählen und so Deinem Online-Portal Konto hinzufügen.
Bitte beachte, dass die J+S Nummer nicht der STV-Nummer entspricht. Diese Nummern findest Du Beispielsweise über den J+S Coach im Verein oder in der sportDB-AWK (siehe Screenshot unten).
Daten zur Verfügung gestellt durch das Bundesamt für Sport (BASPO) .
Kategorien angeben...
Da in der sportDB sowohl die Sportart als auch deren Kategorien fehlen, müssen diese nach dem Import einzeln nachgeführt werden.
Bitte trage von jeder und jedem Teilnehmenden die entsprechende Kategorie ein.Rechnungsadresse
Bitte gib hier einen Rechnungskontakt ein.
Der Veranstalter einer Meisterschaft hat diese Adresse automatisch auf der Liste für Rechnungskontakte. Somit kann er sich für Rechnungen direkt an diese Adresse wenden. Die Adresse gilt für alle Anmeldungen über dieses Vereinskonto des Online-Portal's. Natürlich kann diese jederzeit geändert werden.
Mein Verein: Allgemeine Vereinsinformationen
Eingabe von Informationen zu Deinem Verein:
Der hier angegebene Vereinsname, sowie das Kürzel, werden später dem Veranstalter weitergegeben. Somit landen diese Eingaben in Teilnehmerlisten und schlussendlich auf Ranglisten.
Die Sportart und die Einteilung zum Verband bestimmt welche Meisterschaften in der Wettkampfanmeldung zur Verfügung stehen und wo man als Verein seine Teilnehmenden anmelden kann.
Es gibt in den allgemeinen Informationen auch eine Auswahl für den "Meisterschafts-Newsletter". Dieser Dient zur Bekanntgebung von neuen Meisterschaften bzw. neu geöffneten Anmeldefenster, durch den Veranstalter einer Meisterschaft.
Mehrere Kategorien ändern
Wenn du unter "Mein Verein" bist, hast Du die Möglichkeit unter Teilnehmer:innen die Listen Deiner aktuell hinzugefügten Teilnehmerinnen oder Teilnehmer anzusehen. In der Ansicht dieser Listen, ist es möglich jeden Eintrag separat anzupassen.
Da dies aber bei vielen Kategorie-Wechseln eher mühsahm ist, gibt es natürlich eine einfachere Variante dies zu tun. Unter "Mein Verein" hast du die Auswahlmöglichkeit "Kategorien ändern". Weitere Informationen dazu unter dem Hilfepunkt "Neue Saison: Kann ich alle Kategorien gleichzeitig anpassen?".
Neue Saison: Kann ich alle Kategorien gleichzeitig anpassen?
Im Menü 'Vereins-Listen > Teilnehmer:innen' auf der Seite Mein Verein gibt es die Option 'Kategorien ändern'. Dies ermöglicht die Anpassung aller Teilnehmer:innen gleichzeitig. Zudem ist es möglich, mehrere Teilnehmer:innen aus dem Vereinskonto zu löschen.
Vorgehen:
1. Mein Verein öffnen
2. Unter 'Teilnehmer:innen' im Dropdown 'Kategorien ändern' auswählen
3. Es wird eine Liste mit allen Teilnehmer:innen, die im Vereinskonto registriert sind, angezeigt
4. Kategorien bei allen auf gewünschten Wert anpassen
5. Teilnehmer:innen die gelöscht werden sollen: Rechts in der jewiligen Zeile den Mülleimer auswählen (wird rot markiert)
6. Oben auf der Seite auf 'speichern' klicken
7. Kategorien in der neu geladenen Liste kontrollierenAchtung: Beim Löschen von Teilnehmer:innen aus dem Verein, werden diese zugleich von allen Meisterschaften (mit offenem Anmeldefenster) abgemeldet.
Falls vor dem Ändern der Kategorie einer Person bereits eine Meisterschaftsanmeldung durchgeführt wurde (Anmeldefenster geschlossen), muss der Veranstalter kontaktiert werden. Veranstalter werden bei Änderungen nach dem Schliessen des Anmeldefensters nicht automatisch informiert.
Übersicht "Mein Verein"
Unter "Mein Verein" kannst Du Deinen Verein einrichten und alle Wettkampfteilnehmer/-innen erfassen. Zusätzlich sind hier auch Wertungsrichter und Kontakte zu erfassen. Ein Kontakt im Verein ist zum Beispiel die Rechnungsadresse oder der Hauptverantwortliche Leiter.
Nachdem Dein Vereinskonto alle Personen enthält, können diese an einem Wettkampf angemeldet werden. Eine im Vereinskonto erfasste Person ist noch von keinem Veranstalter einer Meisterschaft einsehbar. Diese sind lediglich für Dich sichtbar.
Bitte beachte, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer in separaten Listen zu bearbeiten sind.
Auf der rechten Seite gelangst Du direkt zur "Wettkampf-Anmeldung". Alle Teilnehmenden und Wertungsrichter die Du unter "Mein Verein" dem Konto hinzugefügt hast, können dort an Wettkämpfen angemeldet werden.
Rechnungsadresse ändern
Wenn Du unter "Mein Verein" bist, wird auf der rechten Seite Deine eingetragene Rechnungadresse angezeigt. Mit Klick auf "bearbeiten" kann diese zu anderen vorhandenen Kontakte geändert werden.
Falls Du keinen anderen Kontakt in Deinem Konto hinterlegt hast, musst Du zuerst einen neuen Kontakt erstellen. Dies geht über "Vereins-Listen > Kontakte > Neuer Kontakt".
Kann ich mehrere Zugriffe auf mein Vereinskonto einrichten?
Grundsätzlich ist die Idee des Vereinskontos, dass dieses zentral von einer Person verwaltet und aktualisiert wird. Momentan ist es (noch) nicht möglich, weitere Zugriffe auf den eigenen Verein freizuschalten.
Falls Du trotzdem weiteren Personen im Verein Zugriff geben willst, kannst Du natürlich einfach Dein Login mit Passwort weitergeben. Bei Bedarf kannst Du Dein Passwort ganz einfach in den Kontoeinstellungen ändern. E-Mails die den Verein betreffen, werden so weiterhin an Deine ursprünglich eingerichtete Mailadresse gesendet (Benutzername) oder direkt dem Rechnusngkontakt zugestellt.
Bitte registriere nur ein Konto pro Verein, um Einträge, Anmeldungen und Updates nicht ungewollt doppelt zu führen.
Muss ich eine Rechnungsadresse angeben?
Im Grunde, Nein.
Jedoch sind Anmeldungen nach Abschluss der Anmeldephase verbindlich und der Organisator verschickt seine Rechnungen. Wenn die Rechnungen per E-Mail versandt werden, wird diese in der Regel an Deinen Rechnungskontakt zugestellt. Ist kein Rechnungskontakt bzw. Adresse in Deinem Vereinsprofil hinterlegt, wird die Rechnung an die E-Mail-Adresse Deines Kontos versendet.
Bitte trage trotzdem immer einen Rechnungskontakt ein, damit die Vollständigkeit und Transparenz gegeben ist. Solange Du keine Wettkampfanmeldungen machst, wird diese Adresse auch nicht benötigt oder belastet.
Kommentare bei der WR-Anmeldung
Bei der Anmeldung von Wertungsrichtern kannst Du einen Kommentar dazuschreiben. So kannst Du die WR-Einteilung pro Meisterschaft bereits im Voraus etwas steuern.
Das Kommentarfeld befindet sich bei der 'Wettkampf-Anmeldung' unter einer bestimmten Meisterschaft rechts in der Tabelle der WR (siehe Screenshot). Du kannst pro WR bei jeder Meisterschaft einen separaten Kommentar schreiben. Beispielsweise "Nur Samstag, ganztags".
Bestätigung der Anmeldung
Suchst Du nach einer Bestätigung Deiner getätigten Anmeldung?
Es ist möglich eine Übersicht über eine getätigte Meisterschafts-Anmeldung herunterzuladen. Dazu kannst Du im Anmeldebereich einer Meisterschaft einfach auf 'herunterladen' klicken. Es wird ein PDF erstellt, wo Du alle Deine Anmeldungen dieser Meisterschaft siehst.
Du bekommst keine Bestätigungs-Nachricht, nachdem Du eine Anmeldung im Online-Portal gespeichert hast. Jedoch siehst Du nach Speichern einer Anmeldung, ob alle Haken oben grün sind. Solltest Du eine Fehlermeldung erhalten, hat die Anmeldung nicht ganz geklappt. Bitte versuche es dann zu einem späteren Zeitpunkt nochmals.
Falls Du lediglich kontrollieren willst ob Deine Anmeldung geklappt hat, gehe zuerst aus der Wettkampf-Anmeldung einer Meisterschaft "raus" und Klicke die Meisterschaft in der Übersicht auf der Seite " Anmeldung" nochmals an. Im jetzt geöffneten Fenster siehst Du eine Übersicht der Anmeldung für Teilnehmerinnen, Teilnehmer und Wertungsrichter (siehe Bild). Die Zahl in der Tabelle bedeutet wie viele Deiner Vereinseinträge an der Meisterschaft angemeldet sind. Hier beispielsweise also 5 von 16 Teilnehmerinnen aus dem Verein angemeldet.
Falls Dir diese Übersicht noch nicht ausreicht, kannst Du einfach nochmals auf "Anmeldung..." klicken und Dir Deine Anmeldung nochmals ansehen. Du siehst wie beim Ersten Mal wieder die Teilnhemer-Liste, nur sind jetzt einige Haken bereits angewählt. Du kannst diese einfach kontrollieren oder abwählen. Natürlich kannst Du auch neue Einträge anwählen.
Nach Klick auf "Anmeldung speichern" sind die jetzt angewählten Personen an der Meisterschaft angemeldet. Wenn Du die Anmeldungs-Übersicht als PDF herunterlädst, hast Du jeweils den aktuell gespeicherten Stand Deiner Anmeldung.
Eine Offizielle Bestätigung für Deine Anmeldung kannst Du beim Veranstalter der Meisterschaft einholen. Jedoch wird Dir nach Anmeldeschluss so oder so eine Rechnung vom Veranstalter zugestellt. Dieser kannst Du auch Deine angemeldete Teilnehmerzahl entnehmen.
Kontakt Wettkampfleitung
Wenn Du eine Frage zur Anmeldung oder zu einer bestimmten Meistershaft hast, dann melde Dich am besten direkt beim Veranstalter der jeweiligen Meisterschaft.
Du findest die nötigen Kontakte entweder unter der Wettkampf-Anmeldung in Deinem Online-Portal Konto oder auf der Ausschreibung. Ausschreibungen und Informationen zu den Meisterschaften findest Du hier .
Abmelden / Entfernen einer Anmeldung
Nach einer getätigten Wettkampfanmeldung kann diese bis zum Schliessen des Anmeldefensters online bearbeitet werden. Der Veranstalter einer Meisterschaft kann selbst bestimmen, wann das Anmeldefenster geschlossen wird. Sobald dieses im 'Online-Portal' geschlossen wird, ist es nicht mehr möglich die Anmeldungen dort zu ändern.
Falls Du Mutationen nach Schliessen des Anmeldefensters vornehmen willst/musst, so kontaktiere bitte den Veranstalter direkt.
ACHTUNG: Wird jemand aus dem Bereich 'Mein Verein' entfernt, so ist diese Person automatisch von allen Meisterschaften (mit offenem Anmeldefenster) abgemeldet.
